정부24 전자문서지갑 제출, 화면 캡처·열람용 PDF와 구분할 것

전자문서지갑에 증명서가 보인다고 화면을 캡처해 제출하면 되는 것은 아니다. 제출 기관이 받는 전자증명서와 열람용 화면·파일을 구분해야 한다.

현재 정부 전자문서지갑은 PDF 다운로드와 출력이 가능한 증명서도 안내한다. 오래된 글을 보고 전자증명서는 무조건 출력할 수 없다고 생각하거나, 반대로 내려받은 파일이면 모두 제출용 원본이라고 판단하면 둘 다 틀릴 수 있다. 증명서별 표시와 제출 기관의 조건을 함께 본다.

정부24에서 받은 증명서와 캡처는 다르다

전자문서지갑은 공공기관의 전자증명서를 보관하고 확인하거나 다른 지갑에 보내는 서비스다. 화면에 내용을 보여 주는 기능과 발급기관이 만든 전자증명서를 전송하는 기능은 목적이 다르다. 캡처 이미지는 화면을 찍은 그림이므로 전자증명서 자체를 보낸 것과 같은 절차로 보지 않는다.

제출 기관이 전자증명서 수신을 지원하는지 먼저 확인한다. 서류 이름이 같다고 모든 창구가 전자문서지갑을 받는 것은 아니다. 기관의 안내에 전자문서지갑 전송, 종이 출력본, PDF 첨부 중 어느 방식이 적혀 있는지 읽으면 발급 경로를 고르기 쉽다.

전자문서지갑을 처음 만들 때는 개인 사용자의 모바일 등록이 필요하다. 등록 후 PC에서도 이용 가능한 기능이 있지만, 개인과 법인 이용 방식은 같지 않다. 본인인증이 필요한 서비스에 다른 사람의 계정을 대신 쓰기보다 지갑 개설과 발급을 본인 명의로 진행한다.

제출할 주민등록 서류라면 등본인지 초본인지도 먼저 정한다. 지갑 전송 방식이 맞아도 요구한 서류가 아니면 다시 발급해야 한다. 주소변동 기간이나 주민등록번호 표시 여부처럼 선택한 정보가 제출 조건에 맞는지 증명서를 열어 보고 확인한다.

PDF라고 모두 같은 용도로 쓰이지는 않는다

현재 FAQ는 전자증명서의 PDF 다운로드와 출력을 설명한다. 그러나 일부 발급기관의 증명서는 열람용으로만 다운로드하도록 제한되고 출력할 수 없다. PDF라는 확장자만 보지 말고 내려받을 때의 용도 표시와 해당 증명서의 출력 가능 여부를 확인한다.

다운로드나 출력이 허용된 파일도 제출처의 접수 규칙을 따라야 한다. 기관이 전자문서지갑 전송을 요구했다면 파일 첨부로 대신해도 되는지 확인하고, PDF를 받는 기관이라면 어떤 발급본을 인정하는지 묻는다. 기관의 정책 확인 없이 화면의 열람용 표시를 편집해 없애는 것은 피한다.

휴대전화에서 파일을 내려받은 뒤에는 저장 위치와 파일 열림 여부를 확인한다. 운영체제와 앱에 따라 파일 앱이나 다운로드 목록 등 위치가 달라질 수 있다. 저장 버튼을 눌렀는데 보이지 않는다면 새 증명서를 반복 발급하기 전에 사용한 앱의 다운로드 안내를 확인한다.

PDF 다운로드에는 사용자가 정한 6자리 비밀번호를 설정할 수 있다. 주민등록번호 앞자리나 생년월일이 자동으로 비밀번호가 되는 것으로 생각하면 안 된다. 비밀번호를 잊었다면 다시 다운로드하는 안내를 확인하고, 제출처가 암호 파일을 받을 수 있는지도 미리 묻는다.

90일 보관과 제출 유효기간은 다르다

정부 전자문서지갑 FAQ는 발급일부터 90일간 지갑에 증명서를 보관한다고 설명한다. 이 숫자는 지갑의 보관기간이다.

그렇다고 모든 증명서가 발급 후 90일 동안 모든 기관에서 유효하다는 뜻은 아니다. 발급기관이 정하는 기간이 있는지와 제출처가 최근 발급본을 요구하는지를 따로 확인해야 한다. 제출일 기준 최근 1개월 발급본을 요구했다면 지갑에 남아 있는 두 달 전 파일을 그대로 쓰면 안 될 수 있다.

증명서가 목록에 남아 있는지, 전송할 수 있는 상태인지, 제출 조건에 맞는 발급일인지도 각각 확인한다. 보관기간이 지났다면 필요한 정보만 포함해 다시 발급한다. 오래된 파일의 날짜를 수정하거나 예전 캡처를 최신 서류처럼 제출하는 대신 정식 발급 경로를 사용한다.

받는 기관과 전송 결과까지 확인한다

공식 안내의 전송 방식에는 기관명 검색이나 전자문서지갑 주소 입력 등이 있다. 여기서 지갑 주소는 이메일이나 집 주소와 같은 개념이 아니다. 이름이 비슷한 기관을 고르지 않았는지 확인하고, 제출처가 안내한 정확한 수신 대상에 필요한 증명서만 보낸다.

전자문서지갑이 없는 상대에게는 1회 열람 기능을 활용하는 안내도 있다. 다만 열람 링크를 보여 줄 수 있다는 사실과 기관이 그것을 정식 제출로 받는다는 것은 다르다. 링크·열람번호를 전달하기 전에 상대 기관이 허용한 제출 방식인지 확인한다.

전송 뒤에는 보낸 내역과 기관의 접수 결과를 나눠 확인한다. 앱에서 전송을 마쳤다고 기관의 심사나 업무 처리까지 완료된 것은 아니다. 기한이 있는 신청이라면 실제 수신 여부와 추가 서류 요청을 확인하고, 접수 안내를 본인이 볼 수 있는 곳에 남긴다.

주민등록번호와 가족 정보가 담긴 증명서는 필요한 범위만 발급하고 공유한다. 열람 링크나 파일 비밀번호를 공개 게시판에 올리지 않는다. 잘못 보냈거나 파일을 잃어버린 경우에는 전송 이력과 해당 기능의 안내를 확인하고 제출 기관에도 필요한 조치를 문의한다.